Reiskostenvergoeding

Deelnemers en medewerkers aan trainingen van de Nederlandse Wiskunde Olympiade krijgen hun reiskosten binnen Nederland vergoed op basis van openbaar vervoer (trein: 2e klas).

Mits vooraf afgesproken kunnen onkosten gemaakt door medewerkers van de Nederlandse Wiskunde Olympiade ook gedeclareerd worden bij de penningmeester.

Stuur je declaratie direct na de training (of ander evenement) naar de penningmeester (i.v.m. SPAM-filter: geen HTML e-mail; altijd een zinvol Subject vermelden).

Alleen werkelijke kosten kunnen gedeclareerd worden. Als je bijv. met korting reist, dan declareer je het gereduceerde tarief.

Vermeld in je declaratie:

• je eigen naam (d.w.z. van degene die gereisd/onkomsten gemaakt heeft)
• motivatie (bijv. 2e trainingdag)
• reisdatum/data,
• afgelegde traject(en),
• manier(en) van reizen,
• gemaakte onkosten per onderdeel (uitdraai van transacties op OV-chipkaart),
• totaalbedrag,
• rekeningnummer,
• naam van rekeninghouder (kan iemand anders zijn dan de reiziger),
• woonplaats van de rekeninghouder.
• bijbehorende vervoersbewijzen, kassabonnen, facturen, transactieoverzichten, etc. (een scan of PDF volstaat)

• Naam en vestigingsplaats van de bank
• BIC (ook wel SWIFT)
• IBAN

Bewaar originele vervoersbewijzen, kassabonnen, facturen, transactieoverzichten, etc. in elk geval tot je declaratie is afgehandeld. Ze kunnen nog opgevraagd worden in geval van onduidelijkheden.

Stuur declaraties zo snel mogelijk in (binnen twee weken). Declaraties tegen het einde van het jaar in elk geval hetzelfde kalenderjaar indienen.

De penningmeester streeft ernaar de onkosten binnen 30 dagen te vergoeden.

Neem voor uitzonderlijke situaties zo spoedig mogelijk (indien mogelijk: vooraf) contact op met de penningmeester.